Bankszámla kivonat
Az ügyviteli rendszerben minden pénzmozgás bizonylattal történik. A készpénzes pénzmozgások a bevételi, illetve a kiadási pénztárbizonylatokkal történnek, míg a banki pénzmozgások rögzítésére a bankszámla kivonat szolgál. Itt tudjuk rögzíteni a vevői és szállítói számlákra történt átutalásos befizetéseket, a készpénz felvételt a bankból, illetve a készpénz befizetést a bankba. A vevői vagy szállítói számlára történt befizetések az adott vevői vagy szállítói számla befizetett összeg oszlopába is bekerül, így a vevői, illetve szállítói számlák megtekintésénél a számlára történt befizetést is meg tudjuk tekinteni.
Ha rögzítjük a számlákra történt befizetéseket, akkor nem csak az aktuális pénzügyi állapotot látjuk, hogy melyik számlát egyenlítették ki, és melyiket nem, hanem a pénzügyi kimutatásoknál meg tudjuk nézni, hogy adott partner az egyes számlákat határidő előtt, vagy a fizetési határidő lejárta után rendezte.
Nyitó egyenleg rögzítése:
Ha a programban pontosan szeretnénk nyilvántartani a bankszámla számhoz tartozó egyenleget, akkor a bankszámla kivonatról minden tételt rögzítenünk kell. Illetve a rögzítések megkezdése előtt meg kell adnunk a bankszámlaszámhoz tartozó éppen aktuális nyitó egyenleget.
Ha csak a vevői számlákra történt befizetéseket szeretnénk nyilvántartani, akkor a bankszámla kivonatról elég csak az ehhez tartozó befizetéseket (jóváírásokat) rögzíteni. (Ebben az esetben természetesen a program által számolt egyenleg nem fog megegyezni a bank által közölt egyenleggel, ezért ebben az esetben nem is kell nyitó egyenleget rögzíteni)
A nyitó egyenleg rögzítéséről a Készpénz befizetés bankba bekezdésben olvashat részletesen.
Bankszámla kivonat rögzítése
A kivonat kelte megadása után válaszuk ki a bankszámlaszámot (erre csak akkor van szükség, ha több bankszámlaszámunk van), amelyikhez tartozó bankszámla kivonatot rögzíteni szeretnénk. A bankszámla kivonat kiválasztása után megjelenik a számlaszámhoz tartozó aktuális egyenleg a Nyitó egyenleg mezőben. Ha eddig a bankszámla kivonatokról minden banki mozgás tételt rögzítettünk, akkor ennek az összegnek meg kell egyeznie a bank által küldött bankszámla kivonaton lévő nyitó egyenleggel.
A Kivonat száma mezőben adjuk meg a bankszámla kivonat sorszámát, ha ez nincsen, akkor írjuk be ide is a dátumot. Ha napi bankszámla kivonatot rögzítünk, akkor a teljes dátumot, ha havi bankszámla kivonatot rögzítünk, akkor az év + hónapot. (Célszerű naponta naprakészen rögzíteni a bankszámla kivonatot. A kivonatszám pedig a későbbiekben segít beazonosítani a bankszámla kivonatot)
Ezután tudjuk rögzíteni a bankszámla kivonaton lévő tételeket. A pirossal keretezett részen tudunk választani, hogy mi alapján szeretnénk rögzíteni a tételeket. (Alapértelmezett a partner alapján)
Tétel rögzítése partner alapján
Az értéknap mezőbe azt a dátumot kell írni, amikor a banki átutalás megtörtént. A partnernél adjuk meg annak a partnernek a nevét, aki a bankszámla kivonat tételénél szerepel. A partner kiválasztása után a Bizonylatszám választómezőben megjelennek a partnerhez tartozó kiegyenlítetlen számlák számlaszámai. Ezek közül a számlák közül tudunk választani. A számlaszám kiválasztása után (attól függően, hogy vevői számlát, vagy szállítói számlát választottunk ki) a terhelés vagy jóváírás mezőben megjelenik a számlához tartozó kiegyenlítetlen összeg. (vevői számla esetén a jóváírás, szállítói számla esetén a terhelés mezőben) Ez az összeg nem a számla végösszege abban az esetben, ha a számlára már történt befizetés. Ebben az esetben a számla végösszege mínusz a számlára történt befizetések összege. Ez az összeg felajánlott összeg, ha a bankszámla kivonaton lévő összeg ettől eltér, akkor természetesen a bankszámla kivonaton lévő összeget kell megadni, mert azt az összeget utalták el. (Ha a bizonylathoz tartozó teljes összeget utalásra került, akkor a felajánlott összeg megegyezik a bankszámla kivonaton lévő összeggel)
Ha a bankszámla kivonaton lévő tétel egy olyan szállítói számla, amit nem akarunk külön számlaként nyilvántartani, vagy egy vevői számla, amit még nem ebből a programból állítottunk ki (ezért itt nem szerepel), viszont a rögzíteni kívánt bankszámla kivonaton szerepelnek ezek a tételek, akkor ezeket a tételeket is rögzíteni tudjuk úgy, hogy nem adunk meg bizonylatszámot, amire a befizetés hivatkozik. Ebben az esetben a partner kiválasztása után nem kell bizonylatszámot megadni, illetve ha felajánl bizonylatszámot, akkor azt ebben az esetben ki kell törölnünk. Így tudunk olyan banki tételeket is rögzíteni, amelyeknek az előzmény adatai nem szerepelnek a programban. Erre akkor van szükség, ha a bankszámlához tartozó egyenleget pontosan szeretnénk vezetni. Ellenkező esetben ezeket a tételeket egyszerűen nem is kell rögzíteni a programban.
Tétel rögzítése bizonylatszám alapján
Ebben az esetben a tétel rögzítésénél az értéknap megadása után nem partnert választunk, hanem bizonylatszámot, és a bizonylatszámhoz tartozó partnert a program automatikusan fogja megadni. (ebben az esetben a partner nem módosítható, és természetesen ebben az esetben nem tudunk bizonylatszám megadása nélkül tételt rögzíteni) Illetve az előző részben a partner alapján történő tétel rögzítésnél megismert módon a kiválasztott bizonylatszámhoz felajánlja a terhelés vagy a jóváírás összegét, amit ebben az esetben is módosítani tudunk arra az összegre, ami a bankszámla kivonaton szerepel.
Ha a tételnél minden adatot megadtunk, akkor a tétel mentés gombra kattintva tudjuk menteni a tételt. Ezután tudjuk rögzíteni a bankszámla kivonaton lévő többi tételt is.
Készpénz felvétele bankból:
Ha készpénzt veszünk fel a bankból, akkor a bankszámlaszámunk egyenlege a megadott összeggel csökken, és a pénztárunk egyenlege ugyan ezzel az összeggel nő.
A Készpénz felvétele bankból gombra kattintva megjelenik egy ablak, amelyben már csak a dátumot (szükség esetén bizonylatszámot), és a felvett összeget tudjuk megadni.
Ha bejelöljük a Befizetés pénztárba jelölőmezőt, akkor az aktív pénztárak közül tudunk választani. Ebben az esetben a bankszámla kivonat mentése után az itt megadott összeggel megtörténik egy pénztári bevételezés is, így a megadott összeg a pénztári bevételeknél is szerepelni fog majd. Ha készpénz felvétel esetén ezt a jelölőmezőt nem jelöljük be, akkor a bevételi pénztárbizonylat rögzítésénél nekünk kell arról gondoskodnunk, hogy a felvett összeg bevételre kerüljön a pénztárba.
Ebben a menüpontban nem csak a készpénzfelvételt a bankból tudjuk rögzíteni, hanem itt tudjuk rögzíteni a bankszámla kivonatnak minden olyan terhelési tételét, amely nem kapcsolódik partnerhez. (Például cégen belül egy megadott összeg átutalása egy másik saját bankszámlaszámra) Ebben az esetben a megjegyzés mezőbe felajánlott sablon szöveget ki kell törölni, és a tételre vonatkozó megjegyzést kell helyette beírni.
Készpénz befizetés bankba:
Ha készpénzt fizetünk be a bankba, akkor a bankszámlaszámunk egyenlege a megadott összeggel növekszik, és a pénztárunk egyenlege ugyan ezzel az összeggel csökken.
A Készpénz befizetés bankba gombra kattintva megjelenik egy ablak, amelyben már csak a dátumot (szükség esetén bizonylatszámot), és a befizetett összeget tudjuk megadni.
Ha bejelöljük a Kiadás pénztárból jelölőmezőt, akkor az aktív pénztárak közül tudunk választani. Ebben az esetben a bankszámla kivonat mentése után az itt megadott összeggel megtörténik egy pénztári kiadás is, így a megadott összeg a pénztári kiadásoknál is szerepelni fog majd. Ha készpénz befizetés esetén ezt a jelölőmezőt nem jelöljük be, akkor a kiadási pénztárbizonylat rögzítésénél nekünk kell arról gondoskodnunk, hogy a befizetett összeg kiadásra kerüljön a pénztárból.
Ebben a menüpontban nem csak a készpénzbefizetést a bankból tudjuk rögzíteni, hanem itt tudjuk rögzíteni a bankszámla kivonatnak minden olyan jóváírás tételét, amely nem kapcsolódik partnerhez. (Például cégen belül egy megadott összeg átutalása egy másik saját bankszámlaszámról, illetve itt tudjuk rögzíteni a nyitó banki egyenleget) Ebben az esetben a megjegyzés mezőbe felajánlott sablon szöveget ki kell törölni, és a tételre vonatkozó megjegyzést kell helyette beírni.
Nyitó egyenleg rögzítése esetén a nyitó egyenleg egy külön bankszámla kivonaton legyen rögzítve, a kivonatszámhoz célszerű a "Nyitó" szöveget beírni, és ez a bankszámla kivonat csak egy tételt, a nyitó összeg befizetését (jóváírását) tartalmazza, amelyet a fentiekben leírt módon tudunk rögzíteni.
Bankszámla kivonat mentése:
Ha minden tételt rögzítettünk a bankszámla kivonaton, akkor ellenőrizzük a felső részben a program által számolt terhelések, és jóváírások összegét, illetve a záró egyenleget. Ha a bankszámla kivonatoknak minden tételét rögzítjük, akkor ezeknek az összegeknek meg kell egyezniük a bankszámla kivonaton lévő terhelések, jóváírások, és a záró egyenleg összegével. Ha az összegek megegyeznek, akkor minden tételt jól rögzítettünk, menthetjük a bankszámla kivonatot.
A bankszámla kivonat mentésekor, ha a tétel vevői, vagy szállítói számlára hivatkozik, akkor a bankszámla kivonat tétel terhelés vagy jóváhagyás összegével növekedni fog a számlához tartozó befizetett összeg is. Ha a tétel készpénz befizetés bankba, vagy készpénz felvétel bankból, és a tétel rögzítésénél adtunk meg pénztárt is, akkor nem csak a bankszámla egyenlege fog megváltozni, hanem a megadott pénztár egyenlege is növekedni, vagy csökkenni fog (attól függően, hogy befizetés, vagy kifizetés), illetve létrejön egy bevételi, vagy kiadási pénztár bizonylat.
A létrejött bankszámla kivonat tételei tartalmazni fogják a tételre történő számla, vagy pénztári bizonylat hivatkozásokat. Vevői vagy szállítói számlára történt befizetés esetén a számlák megtekintésénél a Befizetések megtekintése gombra kattintva láthatjuk, hogy a kiválasztott számlának a befizetett összege konkrétan milyen befizetésekből tevődik össze. (Itt láthatjuk a készpénzes, és az átutalásos befizetéseket is)
Erről bővebben Kimenő számlák megtekintése, a Szolgáltatás számlák megtekintése, és a Bejövő számlák megtekintése Linken olvashat.
Befizetés visszaigazoló e-mail küldése:
Ha a Visszaigazoló e-mail küldése a befizetésekről jelölő mező be van jelölve, akkor a bankszámla kivonat mentése után a program automatikusan a bankszámla kivonaton szereplő tételek partnereinek küld egy visszaigazoló e-mail-t az átutalt összeg megérkezéséről, illetve terhelés esetén az összeg átutalásáról. Ha a partnerhez nincsen megadva e-mail cím, akkor mindenképpen megjelenik a küldés előtt egy ablak, amelyben a partner e-mail címét meg kell adnunk.
Ha a partnerhez van megadva e-mail cím, akkor az ablak csak abban az esetben jelenik meg, ha a Visszaigazoló e-mail beállításainak megjelenítése jelölő mező be van jelölve.
Ha a küldés előtt a visszaigazoló e-mail szövegét szeretnénk látni, akkor a Visszaigazoló e-mail szövegének megjelenítése jelölő mezőt be kell jelölni.
Az e-mail küldés alap beállításait a Szervíz / Beállítások / Közös beállítások menüpontban a "Bank" fülön tudjuk megváltoztatni.
A befizetés visszaigazoló e-mail szövegét szabadon tudjuk szerkeszteni, és a megadott visszaigazoló szöveget el tudjuk menteni (Akár több nyelven is). Az e-mail sablonok szerkesztéséről, és módosításáról az alábbi linken olvashat részletesen: E-mail sablonok
Az e-mail sablonok között a JOVAIRAS_VISSZAIGAZOLAS és a TERHELES_ERTESITO azonosítójú sablonok közül lehet választani a fizetés visszaigazoló e-mail-ek küldésénél.
Az e-mail küldés vagy Outlokk-al vagy a beépített CDO nevü e-mail küldővel történik. Ennek a beállítását a Szervíz / Beállítások / Közös beállítások menüpontban az "E-mail beállítások" fülön tudjuk megtenni.