Kötelező valós idejű adatszolgáltatás a NAV részére

(Online számlázás)

2018 július 1.-től minden 100 ezer forint ÁFA feletti számla adattartalmát küldeni kell a NAV online számla rendszerébe. A számlázó programmal kiállított számlákat a számlázó programnak automatikusan, a számla mentése után azonnal, emberi beavatkozás nélkül kell küldeni a NAV online számla rendszerébe, míg a kézi számlatömbben kiállított számlákat manuálisan kell rögzíteni a NAV online számla oldalán, a jogszabályban meghatározott határidőn belül.

Viszont TILOS a számlázó programmal kiállított számlákat manuálisan rögzíteni a NAV online számla rendszerében. A számlázó programmal kiállított számla esetén manuális beavatkozás, és rögzítés csak hiba esetén lehetséges. Tehát 2018 július 1. után csak olyan számlázó programmal lehet kiállítani 100 ezer forint ÁFA feletti számlát, amely alkalmas az automatikus online adatszolgáltatásra.

2018 július 1.-től mindenkinek, aki 100 ezer forint ÁFA feletti számlát állít ki, rendelkeznie kell a NAV Online számla oldalán egy felhasználói névvel, mert a kézi számlatömbbel és a számlázó programmal kiállított számlákhoz is szükség van erre az online számla bejelentkezési névre. A regisztrációt a NAV Online számla rendszerében lehet elvégezni. A regisztráció menetéről az alábbi linken olvashat: Regisztráció rövid ismertetése

A NAV online számlázási rendszerében történt regisztráció során kapott bejelentkezési adatokat meg kell adnunk a számlázó programban is, hogy a program tudja, hogy hova kell küldeni a számla adatokat. A beállításról részletesen az alábbi linken olvashat: Online számlázás beállítások

1. A NAV valós idejű adatszolgáltatás (online számlázás) folyamata

1.1. Számla adatok küldése

A számla kiállítás után a számlázó programnak azonnal küldeni kell a számla adattartalmát a NAV szerverére az adózó által regisztrált „felhasználói fiókba”, ha a számla ÁFA tartalma elérte a jogszabályban meghatározott értéket (ez jelenleg 100 ezer forint), a vevő belföldi, és adószámmal rendelkezik (egyéni vállalkozó vagy cég). A küldésnek automatikusan, felhasználói beavatkozás nélkül kell megvalósulni. A kötelező adatszolgáltatás nem akadályozhatja a számla kiállítását.

Sikeres küldés esetén a NAV visszaad egy ún. „Tranzakció ID”-t.

Sikertelen küldés esetén a programnak meg kell ismételni a küldést, és addig kell ismételni, amíg a küldés nem sikerül. Sikertelen küldés esetén a számla kiállítójának intézkednie kell a hiba jellegétől függően.

A sikertelen küldésnek 3 oka lehet:

1. 1. Nincsen internet kapcsolat.
2. 2. Nem működik a NAV online számla rendszere
3. 3. Nem működik megfelelően a számlázó programban az online küldés

Ha a hiba nem hárítható el a jogszabályban meghatározott határidőn belül, akkor a számla kiállítójának kötelessége a kiállított számla adatait manuálisan rögzíteni a NAV rendszerébe. Illetve a jogszabályban leírt esetekben a NAV-ot is tájékoztatni kell a hibáról.

1. 2. Visszaigazolás a NAV-tól

A számla adatok küldésével az adatszolgáltatás még nem zárult le. A beküldött számla adatokat a NAV feldolgozza, és tartalmi ellenőrzést végez. Ez a tartalmi ellenőrzés a NAV előzetes kalkulációja alapján 3-5 perc múlva történik meg. (Jelenleg a teszt rendszerben szinte azonnal, 1-2 másodperc után megtörténik a visszaigazolás, de az éles üzemben ez várhatóan nem így fog történni)

Tehát a számla kiállítása után kb. 5 perccel a programnak egy lekérdezést kell végezni, amely a NAV visszaigazolás végeredményét tartalmazza.

A tartalmi ellenőrzésnek 3 végeredménye lehet:

1. 1. „DONE” - A NAV a beküldött számla adatait feldolgozta, és nem talált hibát. Ebben az esetben az adatszolgáltatási kötelezettségnek eleget tettünk. További teendő az ilyen állapotú számlákkal nincsen!
2. 2. „WARN” - A NAV a beküldött számla adatait feldolgozta, és olyan kisebb hibát talált, amely miatt a számla befogadása megtörtént, viszont figyelmeztet, hogy a megadott hibát hárítsuk el, hogy a későbbiekben ilyen ne forduljon elő.
3. 3. „ERROR” - A NAV a beküldött számla adatait feldolgozta, és olyan hibát talált, amely miatt a számla befogadása nem történt meg. Ebben az esetben a számla kiállítójának a kötelessége a kiállított számla adatainak a rögzítése a NAV online számla rendszerében! Ez a visszajelzés minden esetben felhasználói beavatkozást igényel a hiba jellegétől függően! 
   Ha a hiba programhibából, vagy olyan hibából adódik, amelyet a számlaadatok módosítása nélkül el lehet hárítani, akkor a hiba elháratása után az "ERROR" üzenettel visszajött számlát újra kell küldeni. Ekkor egy új tranzakció azonosítót kap a számla.
   
   Ha a hiba nem hárítható el a számla módosítása nélkül, akkor a NAV online felületén manulisan be kell jelenteni. A manuális bejelentéskor kapott tranzakció azonosítót a "Kézi bejelentés" gombra kattintva tudjuk megadni, ezzel a számla állapotát a rendszer átállítja, és elintézettnek tekinti. A későbbekben az itt megadott hivatkozással tudjuk igazolni a küldést.  
   
   Ha a hibás számlát a NAV online számla felületén sem tudjuk bejelenteni, akkor a számlát sztornózni kell. Ebben az esetben már nem kell az online felületen is bejelenteni, viszont a küldésre váró listából nem "tűnik" el automatikusan, ez szintén felhasználói beavatkozást igényel. Ebben az esetben is a "Kézi bejelentés" gombra kattintva tudjuk a számlát "kienni" az elintzésre váró listából. Viszont ebben az esetben nem tudunk tranzakció azonosítót megadni, mert nem történt online bejelentés. Ebben az esetben a tranzakció azonosító helyére adjunk meg egy olyan hivatkozást, amiből később, egy esetleges ellenőrzéskor tudni fogjuk, hogy miért történt "kézi" bejelentés.  
   
   A tranzakció azonosítót létezését a program nem tudja ellenőrízni, viszont megadni azért kötelező, hogy nehogy egy véletlen kézi kivezetés történjen, ami miatt esetleg nem tud megtörténni az online küldés.

A NAV visszaigazolásában még a következő üzenetek lehetnek:
„RECEIVED” – Ebben az esetben a számla befogadásra került, de még nem kezdődött meg a feldolgozása a NAV-nál.
„PROCESSING” – Ebben az esetben a számla adat feldolgozása megkezdődött a NAV-nál. Mindkét esetben a program meg fogja ismételni a visszaigazolás lekérdezését, mert ezekben az esetekben még nem történt meg a számla feldolgozása.

Figyelem!
Ha a kiállított számla adatszolgáltatása nem történik meg a jogszabályban előírt módon, és határidőben, akkor azt a NAV bünteti! A büntetési tételek magasak!

2. Ellenőrzések az online adatküldéskor  

A számlázó programnak a következő szigorú követelményeknek kell megfelelni:

1. 1. Az adatszolgáltatás nem akadályozhatja a számla kiállítást, tehát a számlát akkor is ki kell tudni állítani, ha valami miatt nem sikerült az adatszolgáltatás küldése, vagy a NAV-tól „ERROR” visszaigazolást kaptunk vissza a számlára.
2. 2. Ha nem történik meg az adatszolgáltatás, a jogszabályban előírt határidőn belül, akkor az komoly büntetéssel jár!

Ez két egymásnak ellentmondó követelmény!

Ennek az ellentmondásnak úgy próbálunk megfelelni, hogy a számla kiállítása alapból nincsen akadályozva, viszont a számla kiállításakor, és a számla nyomtatásakor vannak olyan ellenőrzések, amelyek bizonyos esetekben megakadályozzák a számla mentését, vagy a számla nyomtatását azért, hogy ne tudjunk létrehozni olyan számlákat, amelyek miatt súlyos büntetéseket kaphatunk!

A következő ellenőrzések vannak a programban:

1. 1. A programban beállítható a „küldésre váró” és az „elfogadásra váró” számlák maximális száma. Ezzel meg tudjuk akadályozni, hogy elszaporodjanak az ilyen számlák.
2. 2. A számla nyomtatását beállítástól függően korlátozzuk attól függően, hogy az adott számla küldése, illetve a visszaigazolása sikerült-e.
3. 3. A számla végére rányomtatjuk az online adatszolgáltatáskor kapott tranzakció ID-t, a küldés és a visszaigazolás dátumát. Ha a küldés vagy a visszaigazolás a számla nyomtatásáig nem történt meg, akkor pedig annak a hiányát.

A beállítási lehetőségekről részletesen az Online számlázás beállításainál olvashat.

3. Online küldés adatainak a megtekintése

A programban minden online adatszolgáltatással kapcsolatos üzenet küldés vagy visszaigazolás lekérdezés tárolva van. Egy NAV ellenőrzés során visszakereshető, illetve a küldés ténye igazolható.

A "Bizonylatok megtekintése / Kimenő számla" menüpontban is, és a "Bizonylatok megtekintése / Szolgáltatás számla" menüpontban is megtekinthetjük az adott számlához tartozó online adatszolgáltatással kapcolatok információkat. Ha a felső adatrácsban az oszlopokat balra görgetjük, akkor a következő online adatszolgátatással kapcsolatos adatokat láthatjuk:

Az online küldés állapotát, az utolsó küldés dátumát, a visszakapott tranzakció ID-t, és az utolsó visszaigazolás dátumát láthatjuk a számla adatainál.

Ha egy adott számla esetében a részletes adatokat szeretnénk megnézni, akkor az Online számla részletei gombra kattintva a következő ablak jelenik meg:

A példán jól látható, hogy a kiválasztott számla esetén 2018.04.17.-én 21 óra 06 perc 16 másodperckor megtörtént a számla küldése. Majd  2018.04.17.-én 21 óra 06 perc 18 másodperckor a számla feldolgozása, és az elfogadó válasz megérkezése is megtörtént. Erről az Online számla részletei menüpontban olvashat részletesen. (Az éles üzemben előreláthatóan 3-5 perc is eltelik majd a küldés és a feldolgozás között, ezért ebben az esetben a számlához olyan log tételek is tartozhatnak, amelyek nem tartalmaznak még válasz üzenetet, csak az online lekérdezés tényét igazolják)

5. Online küldés logolások megtekintése:

Nem csak a kiválasztott számlához tartozó küldés és visszaigazolás adatokat tudjuk megtekinteni, hanem az összes, a rendszerben szereplő küldés és visszaigazolás adatai visszakereshetők a megadott szűrési feltételek alapján.

Erről részletesen az  Online számla logolások megtekintése pontban olvashat.

6. Elintézésre váró online számlák:

A programba történő bejelentkezés után, és a programból történő kilépéskor ha elintézésre váró számlák vannak, akkor egy felugró ablakban megjelennek ezek a számlák, és a számla kiállítóját figyelmeztetik arra, hogy elintézetlen számlák vannak, illetve a program meg is kísérli a küldésre váró számlák küldését, és a visszaigazolásra váró számlák visszaigazolását.

Erről részletesen az Elintézésre váró online számlák pontban olvashat.

Az Elutasított (ERR) állapotú számlák elintézését a jogszabályban meghatározott határidőn belül végezze el, mert ennek elmulasztása miatt magas összegű birságokat helyezett kilátásba a NAV a számla kiállítójára!