E-mail sablonok karbantartása
Itt tudjuk karbantartani azokat az e-mail sablonokat, amelyeket a program a bizonylatok e-mail-ben történő elküldésekor, fizetési értesítő elküldésekor, és egyéb helyeken használ.
A belépés után láthatjuk az összes sablont, amit a program jelenleg kezelni tud. Alapból minden, a program által kezelt azonosító tartalmaz egy előre megírt szöveget, amelyet tetszés szerint átírhatunk, illetve minden azonosítóhoz további sablonokat is rögzíthetünk. Abban az esetben, ha egy azonosítóhoz több sablon szöveg is tartozik, akkor az e-mail küldés előtt ki kell választanunk, hogy akkor éppen melyik sablonnal szeretnénk küldeni az e-mail-t. Ennek akkor van szerepe, amikor például a kimenő számlák esetén más kísérő szöveget szeretnénk küldeni egy készpénzes számla, és más kísérő szöveget szeretnénk küldeni egy átutalásos számla esetén. Ebben az esetben a kimenő számla azonosítójához felvihetünk még egy sablon szöveget, amelyet majd az e-mail küldés előtt tudunk módosítani.
Meglévő e-mail sablon módosítása:
A megnevezés alapján keressük meg a módosítani kívánt sablont. Ezután a módosítás gombra kattintva megjelenik a módosító ablak. Ezután tudjuk módosítani a betű típusát, méretét, színét. A szöveg igazítását, jobbra, ballra, középre, sorkizárt. Illetve teljesen új szöveg részeket írhatunk be tetszés szerint. (A szöveg szerkesztése a más szövegszerkesztőknél megismert módon történik. Ezért ennek ismertetésére itt nem térek ki)
Ami viszont eltér egy hagyományos szövegszerkesztéstől, az az hogy a szövegbe beilleszthetünk olyan szöveg részeket, amelyek változó tartalmúak, például a megszólított partner neve. Tehát a szövegbe ebben az esetben nem a partner nevét írjuk be, hanem a Mezők beszúrása gombra kattintva megjelenik elöttünk egy lista, hogy milyen változó mezőnevek közül választhatunk. Ezeket a változó neveket a program az alábbi formátumban illeszti be a szövegbe: [változoneve] Ezek a mező nevek is formázhatók, a színük, méretük, stb. ugyan úgy állítható, mint egy normális szövegé. Arra vigyázzunk, hogyha ilyen mezőt szeretnénk kitörölni, akkor ne csak a változó nevét, hanem az előtte, és a mögötte lévő szögletes zárójelet is töröljük ki.
Amikor például egy számlát a programból elküldünk e-mail-ben, akkor a fentiek alapján összeállított kísérő szöveget fogja beírni az e-mail-be. A változóként megadott részeket pedig az akkor aktuális értékekkel kihelyettesíti. Például a Tisztelt [partner_nev]! helyett a számla vevőjének a nevét írja ki.
A Mezők beszúrása gombra kattintva több beilleszthető változó is megjelenk a listában. Próbáljunk meg ezek kiválasztásával létrehozni egy egyedi e-mail sablon szöveget. Ha nem jól sikerül a módosítás, akkor az Alap sablon gombra kattintva mindig vissza tudjuk állítani a kiindulási állapotot, így nem kell félnünk attól, hogy valamit visszavonhatatlanul elrontunk.
Az e-mail sablon szöveg akár több nyelven is elkészíthető (a küldés előtt tudjuk megadni, hogy melyik nyelvet szeretnénk használni), a Nyelv módosítása után megjelenik a kiválasztott nyelhez tartozó szöveg. A nyelv módosítása esetén arra figyeljünk, hogy nyelv választás előtt mindig kattintsunk a mentés gombra, mert a program még nem tudja érzékelni a szöveg változást, így abban az esetben, ha az aktuális nyelv változott, akkor a módosítások elvesznek egy nyelv váltás esetén.
Új e-mail sablon felvitele a bizonylat csoport azonosítóhoz:
Ha a meglévő sablonon kívül egy újabb sablont szeretnénk rögzíteni a csoport azonosítóhoz, akkor először a csoport választásnál válasszuk ki azt a csoport azonosítót, amelyikhez szeretnénk egy újabb e-mail sablont rögzíteni, majd kattintsunk a Felvitel gombra.
A Megnevezés-nél adjunk az e-mail sablonnak egy "beszédes" nevet, amelyről a későbbiekben is tudni fogjuk, hogy mire szolgál a sablon.
Ezután az üres szöveg területen elkezdhetjük megírni a saját e-mail sablonunkat. Meggyorsíthatjuk az új sablon létrehozását, ha az Alap sablon gombra kattintunk, mert akkor a program betölt egy alap szöveget, amit csak át kell írnunk, illetve egy meglévő sablonból is másolhatunk ide szöveget a szokásos másolás - beilleszt (Ctrl-C, Ctrl-V) módszerrel.
Az új sablon létrehozása után, ha a programnak egy olyan részéről küldönk e-mailt, amelyik a rögzített e-mail sablont használja, akkor ott már két e-mail sablon közül tudunk választani. A választásnál a Megnevezés részbe írt szöveg alapján tudunk választani.