Banki megbízás összeállítása

A banki megbízások összeállításánál az átutalásos, kiegyenlítetlen bejövő számlák közül tudjuk kiválasztani azokat a számlákat, amelyeket ki szeretnénk egyenlíteni.

A kifizetésre kijelölt számlákról, és az utalandó összegekről egy elektronikus file-t generál a program, amelyet a banki programunkba tudunk betölteni, így a banki programban nem kell manuálisan felrögzíteni az utalandó számlák adatait. Ezzel minimálisra csökkenthető az elírások lehetősége, illetve az utalások indítása is gyorsabb lesz, mert nem kell minden adatot újból rögzíteni, csupán a már berögzített bejövő számlák közül kell kiválogatnunk azokat a számlákat, amelyeket utalni szeretnénk

Jelenleg a banki programok közül az Electra és a Spectra programok export file formátumát tudja előállítani a program. (Ezek a leggyakrabban használt banki programok) A későbbiekben további banki programok export file formátumait is támogatni fogja a program.

A banki megbízások összeállításánál a bejövő számlákat fizetési határidő sorrendben láthatjuk, tehát azok a számlák vannak a lista elején, amelyeknek már vagy lejárt, vagy a közeljövőben le fog járni a fizetési határideje. Ebben a listában a már kiegyenlített, illetve az utalásra jelölt számlák nem jelennek meg.

Első lépések:

Ahhoz, hogy ezt a menüpontot használni tudjuk a következő lépéseket kell előtte megtenni:

1. A Törzsadatok / Bankok menüpontban a saját bankszámlaszámainknál adjuk meg, hogy az adott bankszámlaszámról milyen banki szoftverrel utaljuk kiegyenlítendő számlák összegét. A későbbiekben létrehozott banki export file formátuma a használt banki programtól függ. (Ez jelenleg Electra és Spectra)

2. Ha új beszállító partnert viszünk fel, akkor már a partner adatainak a rögzítésekor a törzsadatok / partnerek menüpontban, a felvitel vagy a módosítás adatlapon megadhatjuk a partnerhez tartozó bankszámlaszámot (bankszámlaszámokat), a pirossal megjelölt ikonra kattintva.

3. Ha a partner már létezik a partner törzsben, akkor a bejövő számla rögzítésekor a Bizonylatok kiállítása / Bejövő számla menüpontban, a bejövő számla rögzítésekor, a partner kiválasztása után a „bankszámlaszám” adatbeviteli mezőnél megjelenik a partnerhez rendelt bankszámlaszám. Ha a partnerhez több bankszámlaszám is tartozik, akkor választhatunk a partner bankszámlái közül, hogy a jelenlegi bejövő számlát melyik számlaszámra utaljuk. Ha a partnerhez nincsen megadva bankszámlaszám, akkor a pirossal megjelölt gombra kattintva fel tudjuk rögzíteni a partner bankszámlaszámát.

Kiegyenlítésre váró számlák karbantartása:

Az első használatba vételkor tapasztaljuk, hogy a Bank / Banki megbízások összeállítása menüpontban kiegyenlítésre váró számlák között ott lesznek a régi, már kiegyenlített számláink is, mert azoknak a számláknak az átutalása még nem ebből a program modulból készült, tehát nem tudhatja a program, hogy melyik számlát egyenlítettük már ki. Ezeket a számlákat el tudjuk tüntetni (és el is kell tüntetni) úgy, hogy Nem kerül kiegyenlítésre állapotúra tudjuk állítani az állapotát, hogy nehogy véletlenül átutalásra jelöljük még egyszer. Ezt a következő képen tudjuk megtenni:

• A felső adatrácsban kattintsunk arra a számlára, amelyet kiegyenlítettre akarunk állítani, majd kattintsunk a jobb egér gombbal, vagy kattintsunk a Karbantartás gombra.
• Ezután a megjelenő menüben válasszuk ki a Nem kerül kiegyenlítésre menüpontot. Így a számlákat egyesével „Nem kerül kiegyenlítésre” állapotúra tudjuk állítani.
• Ha már régóta használjuk a programot, akkor már nagyon sok ilyen számla van a rendszerben, amelyek állapotának az átállítása egyesével lassú lenne. Ebben az esetben a felső adatrácson kattintsunk a jobb egér gombbal és a megjelenő menüből válasszuk ki a Nem kerül kiegyenlítésre (csoportos) menüpontot. Ezután meg tudunk adni egy dátumot, és a dátum elfogadása után minden olyan bejövő számlának az állapotát átállítja a program Nem kerül kiegyenlítésre, amelynek a fizetési határideje a megadott dátum előtti. Itt célszerű a mai napnál néhány nappal korábbi dátumot megadni. Az esetlegesen még fennmaradó számlák állapotát pedig a későbbiekben egyesével átállítani Nem kerül kiegyenlítésre. Ezt a műveletet csak egyszer kell elvégezni, a régi számlák karbantartása után már helyre áll a rend, és a továbbiakban az átutalási megbízások és a bankszámla kivonatok rögzítése automatikusan el fogja végezni a karbantartást.

A végösszeg oszlopban láthatjuk a számla fizetendő végösszegét. A Befizetve oszlopban láthatjuk a számlára történt tényleges befizetést. (Ez az összeg a Bank / Bankszámla kivonat menüpontban található Bankszámla kivonat rögzítésekor kerül feltöltésre) A Fennálló tartozás a végösszeg és a befizetett összeg különbsége. Az Átutalásra átadott oszlopban azt az összeget láthatjuk, amit a Banki megbízások összeállításakor az előzőekben utalásra kijelöltünk összeget. Az Utalható összeg oszlopban pedig a még maximálisan utalásra átadható összeget tartalmazza. Az utalásra átadott összeg nem lehet nagyobb az Utalható összeg oszlopban lévő összegnél, illetve nem lehet nagyobb a Fennálló tartozás oszlopban lévő összegnél. (Ezt az összeget csak akkor tudja ellenőrizni a program, ha a ténylegesen átutalt összegeket felrögzítjük a bankszámla kivonatok rögzítésénél)

Az utalandó számlák kiválasztása a következő képen történhet:

• 1. Teljes utalható összeg utalása:
• - A felső adatrácsban az utalásra jelölni kívánt számlán az egérrel kattintsunk duplán, vagy
• - Az utalásra jelölni kívánt számlán állva nyomjuk meg a SPACE (szóköz) billentyűt, vagy
• - Nyomjuk meg a Teljes összeg átad nyomógombot. Ezután a kiválasztott számla adatai az alsó adatrácsba kerülnek a teljes utalható összeggel.
  
  
• 2. Részösszeg utalása:
  Ha nem a számla teljes összegét szeretnénk utalni, hanem csak részösszeget, akkor a kiválasztott számlán állva kattintsunk a Részösszeg átad nyomógombra, majd a felugró ablakban adja meg a utalandó összeget. Az Utalandó összeg mezőbe a Fennálló tartozás és a Még utalható összeg közül a kisebbet fogja felajánlani a program, amit szükség esetén módosíthatunk.

  
  
  

• 3. Utalásra jelölés visszavonása:
  Ha valamelyik utalásra jelölt számla kijelölését szeretné visszavonni, akkor az alsó adatrácsban a kiválasztott számlát dupla egérkattintással, a szóköz billentyű megnyomásával, vagy a Visszavesz gombra kattintva vissza tudjuk vonni.

A számlát csak akkor tudjuk utalásra jelölni, ha a számlához az 1. és a 2. pontban ismertetett módon meg lett adva a bankszámlaszám, amire az összeget utalni kell. Ha nincsen megadva, akkor itt még pótolni tudjuk. A Karbantartás gombra kattintva vagy a felső adatrácson a jobb egérgomb kattintásával megjelenik egy menü, a megjelenő menüben válasszuk ki a Bankszámlaszám módosítása menüpontot. Ezután a megjelenő ablakban a számlához hozzá tudjuk rendelni a partner bankszámlaszámát, illetve, ha még nincsen rögzítve a partnerhez bankszámlaszám, akkor a bankszámlaszámot is rögzíteni tudjuk.

A számlák utalásra jelölésével az ablak bal felső részén láthatja az utalásra jelölt összegek összesítését, így folyamatosan ellenőrizni tudja, hogy mekkora összeget fog átutalni.

Illetve láthatja a kiválasztott bankszámlaszám egyenlegét, amelyről az átutalást szeretné elvégezni. (Ez az összeg csak abban az esetben mutat helyes értéket, ha a bakszámla kivonatok minden tételét, a terheléseket és jóváírásokat is rögzítjük a Bank / Bankszámla kivonat rögzítése menüpontban.)

Fontos! A Bank / Banki megbízások összeállítása menüpontban csak a bejövő számlák TERVEZETT kifizetését tudjuk felrögzíteni. Míg a Bank / Bankszámla kivonat rögzítése menüpontban a TÉNYLEGES terheléseket (általunk kifizetett összegek), és jóváírásokat (részünkre átutalt összegek) tudjuk rögzíteni. A két menüpont egymástól függetlenül használható, de csak mindkét menüpont használata esetén tudjuk a bankszámlánkhoz tartozó aktuális egyenleget, a számlákra történt be- és kifizetéseket, és a bejövő számlák utalásának a nyilvántartását elvégezni.

A pontos pénzügyi nyilvántartás miatt célszerű a partnerünknek ténylegesen átutalt összegeket a bankszámla kivonatról felrögzíteni a Bankszámla kivonatok rögzítése menüpontban.

Banki átutalási megbízás mentése (export file létrehozása):

Miután kiválogattuk az utalni kívánt számlákat kattintsunk az Utalás indítása gombra. Ezután feljön egy ablak, amelyben már csak az utalásra jelölt számlák jelennek meg. Itt még tudja ellenőrizni, hogy biztosan ezeket a számlákat szeretné-e kiegyenlíteni. Itt még lehetőség van a saját bankszámlaszámunknak a módosítására (ha több számlaszámunk van), amelyről az átutalást szeretnénk indítani.

Ha mindent rendben találtunk, akkor kattintsunk az Export file gombra. Ekkor a rögzített banki megbízás tételeket elmenti a program.

A banki megbízás mentésekor regisztráljuk, hogy az adott számlánál mekkora összeget jelöltünk meg átutalásra. Ennek köszönhetően a következő banki utalás összeállításánál azok a számlák, amelyeknek a teljes összegét utalásra jelöltük, már nem fognak szerepelni, amelyeknek meg csak egy rész összegét jelöltük utalásra, már csak a maradék összeget fogja felajánlani utalásra.

A mentés után megjelenik egy ablak, ahol már csak a létrejövő banki export file útvonalát kell megadnunk. A Rendben gomb megnyomása után az Export file helye mezőben megadott útvonalra létrehozza a program az exportfile-t a megadott banki szoftvernek megfelelő formátumba.

Ezután lépjünk be a banki programunkba, és a banki programhoz adott leírás alapján töltsük be az előzőekben létrejött export file-t a banki programba. A betöltés után ellenőrizzük a betöltött adatokat, ha mindent rendben találtunk, akkor indítsuk az átutalást.