Nyitó készlet, leltár felvitele...

Ebben a menüpontban tudjuk felvenni a nyitó készletet, és itt tudjuk elvégezni az év végi teljes és az év közbeni részleges leltározásokat

A menüpontba történő belépéskor a következő ablakot látjuk. Első indításkor az adatrács üres, nem tartalmaz adatokat. Ha már egy leltározás éppen folyamatban van, akkor az éppen leltározás alatt lévő raktárban található termékeket láthatjuk. Ha lenyitjuk a "Minden tétel" lenyiló menüt, akkor változtathatunk a nézeten, hogy a csak a leltározott, illetve csak a nem leltározott tételeket szeretnénk-e látni. A termékek között megnevezésre, cikkszámra, vonalkódra, stb tudunk keresni.

Egy új leltár létrehozásához először a raktárak közül válasszuk ki, hogy melyik raktárban szeretnénk leltározni, majd kattintsunk az "Új leltár" gombra. Ezután meglejenik a következő ablak:

A következő lehetőségek közül választhatunk:

• Leltár generálása a terméktörzsből
• Leltár generálása a készletből
• Leltározásra jelölt cikkek leltározása
• Termék csoport leltár
• Polc leltár

Nyitó készlet és év végi teljes leltár esetén válasszuk a "Leltár generálása a terméktörzsből" pontot. (A többi lehetőséget akkor válasszuk, ha év közbeni "ellenőrző" leltározást készítünk.) Majd ezután kattintsunk a mentés gonbra. Ezután a program a termméktörzsben levő termékekhez megnézi a program szerinti aktuális készletet a kiválasztott raktárban, és ezt a készlet mennyiséget eltárolja. (Nyitó készlet esetén ez a mennyiség minden terméknél nulla) Ezt a mennyiséget láthatjuk az adatrács "készlet" oszlopában. Ezzel előkészítettük a leltározást.

Ezután a "Leltárívek" menüpontban a leltározandó cikkekről egy listát tudunk nyomtatni. A leltárív készülhet cikkszám, vonalkód és termékód alapján. (A termékkódos leltárívet akkor válasszuk, ha a termékek azonosításához nem használunk cikkszámot, vagy vonalkódot.) A kinyomtatott leltárívre tudjuk majd rögzíteni az aktuális raktárkészletet.

Elkezdhetjük a termékek leltározását, számolását. A számolt mennyiségeket célszerű a leltárívre írni

FONTOS! A számolás ideje alatt a leltározás alatt lévő raktárban semilyen készletmozgás nem történhet!

Ha végeztünk a termékek mennyiségének a számolásával, akkor utána már lehetnek készletmozgások a raktárban, állíthatunk ki számlát, szállítólevelet, stb. A leltározott mennyiségek rögzítését a későbbiekben is rögzíthetjük, akár több menetben is.

A leltározott mennyiségek rögzítése több féle képpen is történhet:

• Cikkszám, megnevezés, stb. alapján megkeressük az adatrácsban a terméket, majd a leltározott mennyiséget beírjuk a "Leltár" oszlopba, a termék mellé.
• A "Leltár (vonalkód)" gombra kattintunk: Ebben az esetben a felugró ablakban adjuk meg a termék vonalkódját és a mennyiséget. Majd a "Rendben" gombra kattintva tudjuk menteni a leltározott mennyiéget. Ha ugyan ehhez a vonalkódhoz a későbbiekben újabb mennyiséget adunk meg, akkor az előzőleg megadott mennyiséghez halmozza.
• A "Leltár (termékkód)" gobra kattintva ugyan azt a műveletet kell elvégeznünk, mint az előzőekben, csak ebben az esetben a termékkódot tudjuk megadni a termék azonosításához. Tipp: Abban az esetben, ha a termékeink nem tartalmaznak vonalkódot, a leltárív nyomtatásánál a termékkód szerinti listát válasszuk. Majd arra rögzítsük a leltározott mennyiségeket. Ezután a leltár rögzítésekor már csak a listán lévő termékkódot és a hozzá tartozó mennyiséget kell rögzíteni ebben a menüpontban. Így fel tudjuk gyorsítani az adat rögzítést.
• Mobil kézi adatgyüjtő: Ebben az esetben ebben a menüpontban csak az új leltár létrehozását végezzük el. A vonalkód beolvasását és a számolt mennyiség rögzítését pedig a kézi adatgyüjtőn végezzük el. Ebben az esetben a leltározott mennyiség azonnal be kerül a leltározott mennyiségek közé, nem kell külön rögzíteni.

A leltározott mennyiség beírása után a program kiszámolja az aktuális készlet és a leltározott mennyiség közötti különbséget. Ez a mennyiség kerül kiadásra vagy bevételre a leltár mentése után.

Ha olyan termékhez rögzítettünk leltározott mennyiséget, ahova nem szerettünk volna, akkor a "Visszaállít nem leltározott" gombra kattintva a "leltár" oszlopban ismét a "Nem leltározott" felirat jelenik meg.

Azt biztosan észre vettük már, hogy a "leltár" mezőben a leltár generálása után nem nullát, hanem "Nincsen leltározva" szöveget látunk. Mégis mi a különbség a nulla és a "nincsen leltározva" között?

FONTOS Ha a leltár mezőben nulla található, akkor a leltár mentése után a program azoknak a termékeknek az aktuális készletét, amelyeknél nulla található nullára állítja be, azoknál a termékeknél, ahol "Nincsen leltározva" felirat található NEM változtatja meg az aktuális készletet. Tehát az első esetben a termékből nem találtunk semmit. A második esetben lehet, hogy van a termékből raktáron, lehet hogy nincsen, a lényeg az, hogy most nem ellenőriztük a mennyiségét, tehát az aktuális készlete nem változhat meg.

Ha a "Nem leltározott tételek" gombra kattintunk, akkor minden olyan terméknél, ahol a "Nincsen leltározva" szöveg látható a leltár mennyiségét nullára állítja! FIGYELEM! Ebben az esetben az előző pontban leírtakból következik, hogy ezeknek a termékeknek az aktuális készletét a program a leltár mentése után nullára állítja be. Bizonyos esetekben erre szükség lehet, de a legtöbb esetben ezzel a funkcióval óvatosan bánjunk!

A Leltár mentése gomb megnyomása után felugrik a következő ablak, amelyben megadhatjuk a leltár dátumát és egy megjegyzés szöveget:

Ezután a mentés gonbra kattintva tudjuk menteni a leltárt. A mentéskor a program létrehoz egy leltár bizonylatot és attól függően, hogy a leltározott mennyiség kisebb vagy nagyobb mint a leltározáskor aktuális készleten lévő mennyiség kiadja vagy bevételezi a leltározott és a készleten lévő mennyiség közötti különbséget. Tehát az aktuális készletet beállítja a leltározott mennyiségre.

Kilépés: A többi bizonylattal ellentétben ebből a menöpontból bármikor kiléphetünk és visszaléphetünk. A felrögzített adatok nem vesznek el. Így a leltározott mennyiségeket akár több menetben is rögzíthetjük.