Gépjármű munkalapok

Ebben a menüpontban a kiállított szerviz munkalapokat tudjuk megtekinteni. Belépés után csak az Aktív munkalapokat láthatjuk. Az aktív munkalapok közé az Előjegyzett, a Javítás alatt és a Javított munkalapok tartoznak. A szűrési feltételeknél külön-külön is meg tudjuk nézni az Előjegyzett, a Javítás alatt, a Javított, a Zárt és a Törölt munkalapokat. Továbbá a munkalapok között keresni tudunk munkalap sorszámra, rendszámra és tulajdonosra.

Az ablak jobb felső sarkában, a Kilépés gomb mellett található Súgó feliratra kattintva egy leírást olvashatunk a menüpont használatáról.

2.1.Szerviz munkalap felvitele (Felvitel gomb)

A rendszám megadásával tudjuk kiválasztani a megfelelő autót. Ha a megadott rendszám nem létezik a gépjármű törzsben, akkor megjeleníti a teljes gépjármű törzset, amiben ezután tudunk keresni és a megfelelő autót ki tudjuk választani. Ha a keresett rendszám nem található, akkor a rendszámot és a hozzá tartozó adatokat fel is tudjuk itt rögzíteni a gépjármű törzsbe. A gépjármű törzsből a kiválasztás ENTER billentyű megnyomásával vagy dupla egér kattintással lehet (bal egér gomb). (A teljes gépjármű törzset úgy is meg tudjuk jeleníteni, ha a rendszám mezőben állva megnyomjuk az F4 funkció billentyűt vagy a rendszám mező mellett jobb oldalon található gombra kattintunk)

Ha a rendszámnak csak az elejét adjuk meg, és a megadott rendszám töredékből több is létezik a gépjármű törzsben, akkor csak azokat a gépjárműveket jeleníti meg, amelyeknek a rendszáma megegyezik a megadott rendszám kezdettel. Utána már csak ezek közül a rendszámok közül tudunk választani.

Ha a megadott rendszám kezdetből csak egy létezik, akkor a kiválasztás és a rendszámhoz tartozó egyéb adatok betöltése automatikusan megtörténik.

A rendelésszám mezőbe tudjuk megadni az eredeti megrendelés számát. (Ezt a mezőt is nyomtatja a munkalapra)

A megrendelés dátuma az a dátum, amikor a megrendelés megtörtént. Az előjegyzés dátuma az a dátum, amikor a javítást elkezdjük. Így lehetőség van arra, hogy előre is tudjunk megrendeléseket rögzíteni (előjegyezni), ne csak akkor, amikor az autót ténylegesen behozzák a szervizbe. Az előjegyzés dátumánál az óra és a perc is megadható. (A későbbiekben egy előjegyzési naptár funkció is készíthető majd a programban)

Ha a megrendelési dátum (év, hó, nap) megegyezik az előjegyzés dátumával (év, hó, nap), akkor a munkalap állapota Javítás alatt lesz. Ha a megrendelés dátuma különbözik az előjegyzés dátumától, akkor a munkalap állapota Előjegyzett lesz. Ebben az esetben, amikor az autó ténylegesen megérkezik a szervizbe javításra, akkor a munkalap állapota átállítható Javítás alatt -ra. Lásd: 2.4. Szerviz munkalap karbantartás menüpont.

A program szempontjából az Előjegyzett és a Javítás alatt állapot nem jelent különbséget. Nem kötelező így használni a programot, csak így lehetőségünk van arra, hogy megkülönböztessük a ténylegesen a szervizben lévő, javítás alatti autókat az előjegyzettektől.

A tulajdonos mezőbe azt a partnert hozza be automatikusan a program, amelyiket a gépjármű törzsben megadtunk. A munkalap rögzítésekor is lehetőségünk van megváltoztatni a tulajdonost, ha az előző szerviz óta megváltozott. A Tulajdonos változás jelölő mezőre kell kattintani, és ezután a tulajdonos mező aktív lesz. Ezután ki tudjuk választani a partner törzsből a tulajdonost, illetve ha még nem létezik a partner törzsben, akkor fel tudjuk rögzíteni az új partnert is. (A partner törzset úgy tudjuk megjeleníteni, ha partner mezőn állva megnyomjuk az F4-es funkció billentyűt vagy a partner mező mellett jobb oldalon található gombra kattintunk) Ha megváltoztatjuk a tulajdonost, akkor a munkalap rögzítésekor az új tulajdonos módosításra kerül a gépjármű törzsben is, erre a program is figyelmeztet.

(A tulajdonos módosítását a gépjármű törzs módosításánál is el tudjuk végezni, ha úgy akarjuk a tulajdonost módosítani, hogy nem rögzítünk fel munkalapot)

A várható befejezés dátumát nem kötelező megadni. Megadása esetén viszont a későbbiekben tudunk kimutatásokat készíteni a tervezett és a tényleges befejezések közötti eltérésekről.

A tényleges befejezés dátuma akkor kerül megadásra, amikor a munkalap állapotát Javítva állapotúra változtatjuk. Lásd: 2.4. Szerviz munkalap karbantartás menüpont.

Amíg a munkalap állapota Előjegyzett vagy Javítás alatt addig lehet a munkalaphoz az alkatrészeket illetve az elvégzett munkákat hozzárendelni. A Javítva állapotú munkalaphoz már nem lehet alkatrészeket, illetve az elvégzett munkákat hozzárendelni. Viszont a javítva állapotú munkalap számlázható.

A kilométer óra állását ha a munkalap felvitelekor megadjuk, akkor a munkalap mentésekor az itt megadott km. óra állása bekerül a gépjármű törzsbe. A program figyelmeztet, ha a munkalap felvitelénél megadott km. óra állása kisebb, mint a gépjármű törzsben lévő utolsó km. óra állása.

A munka leírása mezőbe írt szöveg megjelenik az egyedi munkalap nyomtatásán. (nem a formanyomtatványon) Kitöltése nem kötelező.

A Mentés gombra kattintással tudjuk a munkalapot elmenteni.

2.2. Szerviz munkalap módosítása (Módosítás gomb)

A munkalap minden adata módosítható egészen addig, amíg a munkalap állapota Előjegyzett vagy Javítás alatt.

2.3. Szerviz munkalap törlése Lásd: 2.4. Szerviz munkalap karbantartás menüpont.

2.4. Szerviz munkalap karbantartása:(Karbantartás gomb)

A kiválasztott munkalapon állva kattintsunk a Karbantartás gombra vagy a kiválasztott munkalapon nyomjuk meg a jobb egér gombot. Ezután megjelenik egy helyi menü, amiből ki tudjuk választani, hogy a munkalapon milyen műveletet akarunk elvégezni.

Előjegyzett: A Javítás alatt lévőnek jelölt munkalap állapotát állíthatjuk vissza Előjegyzettre

Javítás alatt: Az Előjegyzett és a Javított munkalap állapotát állíthatjuk Javítás alatt-ra.

Javítva: Az Előjegyzett vagy a Javítás alatt lévő munkalap állapotát állíthatjuk Javítottra.

Törlés: A munkalapon lévő minden tétel törlése, érvénytelenítése. Abban az esetben, ha a munkalaphoz volt már hozzárendelve alkatrész, akkor visszaállítja a raktárkészletet. A tételhez tartozó mennyiséggel növeli az adott tételen lévő alkatrész raktárkészletét. A teljes munkalap nem törölhető, ha már van törölt tétele, vagy van olyan tétele, amelyik már számlázva van. Ebben az esetben csak tételenként lehet törölni a munkalap még törölhető tételeit. Lásd még a 29. Munkalap tétel karbantartása menüpontot.

Alkatrész beépítése, elvégzett munka hozzáadása: Lásd.: 2.7. Alkatrész beépítése, elvégzett munka hozzáadása menüpontot.

Zárás: Minden olyan munkalap állapotát Zárt -ra állítja, amelyiknek már nincsen számlázásra váró tétele. Tehát a munkalap tételei között csak Garanciális vagy Nem számlázandó vagy Számlázott tételek vannak. Ezt a menüpontot nem szükséges elindítani, mert a program naponta egyszer, a program első indításakor automatikusan elindítja. Csak a Javított állapotú munkalapokat ellenőrzi a program, hogy az állapotuk Zárt-ra állítható-e, mert ezekhez a munkalapokhoz már nem lesz több tétel hozzárendelve. (pl.: ha egy munkalaphoz már hozzá van rendelve egy garanciális és egy nem számlázandó tétel, akkor az már zárható lenne, mert nincsen számlázásra váró tétele. Viszont nem tudhatjuk, hogy ezek után még nem lesz-e hozzá adva egy számlázandó tétel is. Ezért van az, hogy csak a Javított állapot után lehet a munkalap állapotát zárt-ra állítani, mert ha Javított akkor már nem lehet számlázásra váró tételt hozzárendelni)

Az Előjegyzett és a Javítás alatt lévő munkalaphoz tudjuk a beépített alkatrészeket, illetve az elvégzett munkákat hozzárendelni. Lásd.: 2.7. Alkatrész beépítése, elvégzett munka hozzáadása menüpontot. Viszont ebben az állapotukba a munkalapok még nem számlázhatóak, mert még lehet, hogy lesz a munkalaphoz újabb tétel hozzárendelve, viszont számlázás után már nem lehet tételt hozzárendelni a munkalaphoz. Ha a munkalapot számlázni akarjuk, akkor az állapotát át kell állítani Javított-ra ezzel jelezzük a program számára, hogy több tételt már nem rendelünk a munkalaphoz. A Javított állapotú munkalap számlázható. Lásd: 2.8. Számlázás menüpontot.

2.5. Nyomtatvány nyomtatás:

Ebből a menüpontból a formanyomtatványra tudjuk nyomtatni a munkalap adatait.

2.6. Nyomtatás:

A kiválasztott munkalap adatait és a beépített alkatrészeket és javításokat tudjuk itt nyomtatni.

2.7. Alkatrész beépítése, elvégzett munka hozzáadása:

Csak az Előjegyzett és a Javítás alatt lévő munkalapba lehet alkatrészt beépíteni, illetve elvégzett munkát hozzáadni. Az alkatrész megadása után megadhatjuk, hogy a tétel Számlázandó vagy Garanciális. Az egységárnak és az eladási árnak az alkatrészhez megadott eladási árat ajánlja fel a program. (Az alkatrészek karbantartásánál lehet megadni, módosítani) Az eladási árat módosíthatjuk, illetve megadhatjuk a kedvezmény százalékos mértékét, ebben az esetben az eladási árhoz az egységár kedvezménnyel csökkentett összegét írja. Javítás (szolgáltatás), választása esetén az egységárhoz és az eladási árhoz az előre megadott rezsi óradíjat (A Szerviz / Beállítások / Közös beállítások menüpontban lehet megadni a reszi óradíjat), a mennyiséghez pedig a szolgáltatáshoz megadott rezsi órát fogja felajánlani a program. Az eladási árat ebben az esetben is tudjuk módosítani, illetve a kedvezményt is meg tudjuk adni. A tétel mentése után a megadott mennyiséggel csökkenti a tétlen szereplő alkatrész raktárkészletét. (szolgáltatás rögzítése esetén nem)

2.8. Számlázás:

Azt a munkalapot lehet számlázni, amelyiknek az állapota javítva. Ebben az állapotban már nem rögzíthető a munkalaphoz új tétel, tehát ez már a végleges állapot, tehát számlázható. A számlára csak azokat a tételeket viszi át a munkalap tételei közül, amelyeknek az állapota Számlázásra vár. Ezeket a tételeket viszont akár több menetben is leszámlázhatjuk.

2.9. Munkalap tételek karbantartása:

Csak az Előjegyzett és a Javítás alatt lévő munkalap tételeit lehet karbantartani. Jobb egér gombbal kattintsunk a munkalap tételeit tartalmazó alsó rácsra. Ezután megjelenik egy helyi menü, amiből ki tudjuk választani, hogy a munkalap tételeken milyen műveletet akarunk elvégezni.

-Új tétel felvitele: lásd: 2.7. Alkatrész beépítése, elvégzett munka hozzáadása

- Tétel módosítása: Minden adat módosítható, amíg a tétel állapota nem Törölt illetve nincsen számlázott mennyisége. (ez a funkció még nem működik!)

- Tétel törlés: Csak olyan tétel törölhető, amelyik állapota nem Törölt és nincsen számlázott mennyisége. A tétel törlése esetén, ha a tétel alkatrészt tartalmaz, akkor a tételen lévő alkatrész készletét visszaállítjuk. (A készletet növeljük a tételen lévő mennyiséggel)

- Számlázásra vár: A Nem számlázandó és a Garanciális tétel állapota állítható Számlázásra váró-ra.

- Garanciális: A Számlázásra váró és a Nem számlázandó tétel állapota állítható Garanciális-ra.

- Nem számlázandó: A Számlázásra váró és a Garanciális tétel állapota állítható Nem számlázandó-ra.

- Hivatkozás számlán:Megmutatja azokat a számla tételeket, amelyeken a kiválasztott munkalap tétel le lett számlázva.

- Számlázott lesz a tétel állapota automatikusan, ha a számlázott mennyiség megegyezik vagy nagyobb a munkalap tételen lévő mennyiséggel. Ha azt a számlát sztornózzuk, amelyiken a munkalap tétel szerepel, akkor a tétel állapota automatikusan ismét Számlázásra váró lesz, a munkalap állapota pedig automatikusan visszaáll Javítottra Ezután a tételt újból lehet számlázni, vagy az állapotát módosítani.

A tétel mezők közötti összefüggések:

- Ha a tétel számlázott mennyisége változik, és a tétel még Számlázásra vár vagy Nem számlázandó és a számlázott mennyiség megegyezik vagy nagyobb a munkalap tétel mennyiségénél, akkor automatikusan Számlázott-ra állítja.

- Ha már törölt a tétel, akkor nem lehet számlázni, a számlázott mennyiséget nem lehet megadni.

- Ha a számlázott tételnél a számlázott mennyiség a munkalap tétel mennyisége alá csökken (a számla sztornózásra kerül, amelyiken szerepelt a munkalap tétel), akkor a tétel állapota újból számlázásra váró lesz a munkalap állapota pedig Javított

- Ha már törölt a tétel, akkor nem lehet módosítani a tétel mennyiségét.

- Ha már van számlázott mennyiség, akkor nem lehet módosítani a tétel mennyiségét.

- Nem lehet olyam tételt sztornózni, amelyiknél már van számlázott mennyiség.

- A Számlázott állapotú tétel állapotát manuálisan nem lehet megváltoztatni. Csak ha a számlázott mennyiséget a munkalap mennyisége alá csökkentjük. (Ebben az esetben automatikusan számlázásra váró lesz)

- Nem lehet a tétel állapota 4 - Számlázott, ha a munkalap mennyisége kisebb a számlázott mennyiségnél.