Online számlázás beállításai
A regisztráláskor kapott azonosítókat (technikai felhasználónév, jelszó, XML aláírókulcs, xml cserekulcs) a számlázó programban is be kell állítani, mert ezeknek az az adatoknak a segítségével tudja a program automatikusan küldeni a számla adatokat a NAV részére.
A „Szerviz / Beállítások / Közös beállítások” menüpontban az „Online számla küldés” lapfülön tudjuk megadni az online számlázás adatait.
Online számla küldés ÁFA határ: Jelenleg a 100 ezer forint ÁFA feletti számlákat kell kötelezően automatikusan küldeni a NAV-nak. Ez az összeg van most alapértelmezetten beállítva. Az adózó dönthet úgy, hogy a jogszabályban meghatározott ÁFA összeg alatti számlákat is küldi a NAV-nak. Ebben az esetben ezt az összeget kell módosítani, és akkor az újonnan megadott ÁFA összeg alatti számlákat is küldeni fogja a program. (A kötelező küldés határát a jelenlegi információk alapján 1,5 éven belül kötelezően nullára fogják módosítani, és onnantól kezdve minden számlát küldeni kell a NAV-nak)
Online számla küldés üzemmód: Ezt a beállítást a felhasználó nem módosíthatja. Ez a beállítás 2018 július 1. után csak „Éles üzem” lehet. Addig az időpontig pedig a bevezetés ütemében változik az ügyfeleinknél.
Számla nyomtatás ellenőrzési szintje:
Ezt a beállítást a felhasználó szintén nem módosíthatja. A lehetséges beállítások:
1. A számla a kiállítás után azonnal nyomtatható:
Ennél a beállításnál a számla abban az esetben is nyomtatható, ha a számla kiállítása után technikai hiba miatt az online küldés sikertelen, illetve akkor is, ha a küldés sikerült, de még nem érkezett meg rá a NAV-tól az elfogadó válasz. Viszont ennél a beállításnál a számla alsó részén kiírásra kerül a következő szöveg, ha a nyomtatásig nem történt meg a küldés és a NAV elfogadó válasza:
„Az adatszolgáltatás a NAV online számlázási rendszerébe a számla nyomtatásáig nem történt meg. Erről a számla kiállítójának kell gondoskodni a jogszabályban előírtak szerint.”
2. A számla csak a sikeres küldés után nyomtatható:
Ebben az esetben a számla csak akkor nyomtatható, ha a küldés sikerült. A NAV elfogadó válasza ha nem érkezik meg a nyomtatásig attól még nyomtatható lesz a számla. Viszont ebben az esetben a következő szöveg fog megjelenni a számla alsó részén:
„Az adatszolgáltatás a NAV részére 2018.07.05 14:25:35 időpontban megtörtént, a kapott tranzakció ID 123456789876. A NAV visszaigazolása a számla nyomtatásáig nem érkezett meg, erről a számlakibocsátónak kell gondoskodni a jogszabályban előírtak szerint.”
3. A számla csak az elfogadó válasz megérkezése után nyomtatható:
Ebben az esetben a számla csak akkor nyomtatható, ha sikerült a küldés, és megtörtént a NAV visszaigazolása is. Ez a legszigorúbb beállítási lehetőség, viszont ebben az esetben a számla nyomtatása után már semmilyen további tennivalója nincsen, mert ebben az esetben a számla nyomtatásáig minden adatszolgáltatási kötelezettséget teljesített. Ebben az esetben a következő szöveg jelenik meg a számla alsó részén:
„Az adatszolgáltatás a NAV részére 2018.07.05 14:25:35 időpontban megtörtént, a kapott tranzakció ID 123456789876. A visszaigazolás időpontja: 2018.07.05 14:35:16”
Alapértelmezetten ez a beállítás van mindenkinél. Egyedi kérésre csak ott térünk el ettől a beállítástól, ahol ez a beállítás fennakadást okoz a számlázásban. Viszont ha ettől a beállítástól eltérő beállítást használunk, akkor a számlát kiállítónak fokozottan figyelni kell arra, hogy a kiállított számlákra megérkezett-e a NAV elfogadó válasza. Ha nem érkezett meg, vagy elutasító válasz érkezett, akkor a számla kiállítójának kell gondoskodni a manuális bejelentésről.
Mivel a NAV-hoz határidőben be nem jelentett számláknak igen magas a büntetési tétele (számlánként 200 ezer – 500 ezer forint), ezért a programba beépítésre kerültek további ellenőrzések is, amelyek megakadályozzák, hogy felhalmozódjanak az „elintézetlen” számlák.
Ezt a célt szolgálja a „Küldésre váró számlák maximális száma” és „Az elfogadásra váró számlák maximális száma” beállítási lehetőség. Ezeket a számokat az adott vállalkozás számlázási szokásaihoz állítjuk majd be. Ahol jellemzően egyszerre csak egy-két számlát állítanak ki ott a beállított érték 1 lesz. És minél több számlát állítanak ki egyidőben, annál nagyobbra állítjuk ezeket az értékeket. Keresünk egy olyan „kompromisszumos” beállítást, amely nem akadályozza a számlák kiállítását viszont megakadályozza az "elintézetlen” számlák felhalmozódását.
Online számla API url: Az online adatszolgáltatás erre az url címre történik. A felhasználó által nem beállítható.
Online számla url: Az online számlázás felhasználói felületének a linkje. A felhasználó által nem beállítható.
Ugrás a NAV oldalára: Erre a linkre kattintva automatikusan a NAV Online számla kezdő oldalát nyitja meg a program az alapértelmezett böngészőben.
Regisztráció a NAV oldalán: Erre a linkre kattintva automatikusan a NAV Online számla regisztráció oldalát nyitja meg a program az alapértelmezett böngészőben.
Technikai felhasználónév, jelszó, XML aláírókulcs, XML cserekulcs: Itt kell megadni az 1. pontban (Regisztráció a NAV online számla rendszerében) leírtak alapján regisztrált felhasználó adatait.
Ellenőrzés: Ha erre a gombra kattintunk, akkor a program megkísérli a bejelentkezést a NAV online számla rendszerébe. Ha jól adtuk meg az előzőekben a felhasználó adatokat, akkor:
„A bejelentkezés a megadott felhasználói adatokkal sikerült!”
üzenetet kapjuk.
Ha valamelyik bejelentkezési adatot rosszul adjuk meg, akkor a hibás adatra utaló hibaüzenetet kapunk. (Sajnos a hibaüzenet nem mindig tartalmazza egyértelműen a hibás adat nevét, mert az üzenetet a NAV rendszere így adja vissza) A bejelentkezési adatokat lehetőleg úgy másoljuk ki a NAV Web oldaláról, hogy elkerüljük a hasonló karakterek elírásából adódó hibalehetőséget. A nagy „i”, a kis „L” és az „egyes szám” teljesen ugyan úgy néz ki a NAV web oldalán. Illetve a „nulla” és az „O” betű is összetéveszthető. Sajnos nem minden böngészőből lehet másolni a regisztrációs adatokat. (Az eddigi tapasztalatok alapján a FireFox-ból nem lehet, a Google Crome-ból, és a Microsoft Edge-ből lehet másolni)