Kimenő számla kiállítása:

FIGYELEM! 2016.01.01-től a számlázó programmal nem lehet számlázni a következő tevékenységeket: Földi, vizi és légi közlekedési eszközök értékesítése, Ásványolaj értékesítés, Rezsicsökkentés számlázás Energiaadó, Dohányáru, Utazási irodáknál beszálló kártya értékesítés, Árverési ellenérték, Jövedéki termék értékesítés, Csomagolószer továbbértékesítés

A kimenő számlára a termék törzsből, illetve a kiállított aktív megrendelés és aktív szállítólevél tételekből tudunk termékeket megadni.

A számlaszám felépítése:

• Első három karakter fixen KSZ
• az utána következő 2 karakter a telephely kódja
• az utána következő 2 karakter az aktuális év utolsó két számjegye
• az utána következő 1 karakter a számla tipusa (1-Belföldi, 2-EU-n belüli, 3-EU-n kívüli)
• majd az utolsó 5 karakter a folyamatos sorszám

A raktár a telephelynél megadott Termék raktár a számlázás ebből a raktárból történik. A számlázáskor módosítani nem lehet.

Partner neve: A partner nevét elkezdjük beírni, majd néhány karakter beírása után az ENTER billentyűt megnyomjuk. Ezután ha a beírt karakterekkel csak egy partner neve kezdődik, akkor kiegészíti automatikusan a teljes névre. Ha több partner neve is a megadott karakterekkel kezdődik, akkor megjelenik a partnerkarbantartó ablak, de csak azoknak a partnereknek a névével, amelyeknek a neve a beírt karakterekkel kezdődik. Ezután további karakterek begépelésével tovább tudjuk szűkíteni a kiválasztható partnereket. A partnert ENTER billentyű megnyomásával, vagy dupla egérkattintással tudjuk kiválasztani.

Ha a partner nevén állva az F4 billentyűt megnyomjuk, akkor a kiválasztott vállalkozáshoz tartozó összes partner megjelenik. Ezután a partner nevének folyamatos beírásával tudjuk szűkíteni a választható partnerek listáját. A partnert ENTER billentyű megnyomásával, vagy dupla egérkattintással tudjuk kiválasztani.

Ha a partner neve előtt lévő [keresés név töredékre] jelölő mező be van jelölve, akkor a keresés nem a név elejétől kezdődik.

A partner kiválasztása után betöltődnek a partnerhez megadott adatok. pl.: fizetési mód, utalási idő, pénznem, bizonylat tipusa, stb. Ezeket az adatokat kiválasztás után még tudjuk módosítani.

Adószám, EU adószám: A partner kiválasztása után itt megjelenik a partnerhez megadott adószám illetve EU adószám. Ha a számlán fordított ÁFÁ-s termék szerepel, akkor ÁFA körös cég esetén kötelező az adószám kitöltése, mert csak ebben az esetben számlázhatjuk fordított ÁFÁ-val a terméket. Illetve ha EU-n belüli értékesítést számlázunk, abban az esetben az eladó és a vevő EU adószámának a kitöltése is kötelező. Erre a program a számla mentése előtt figyelmeztet, és addig nem végzi el a számla mentését, amíg nem adtuk meg a hiányzó adószámot. Ebben az esetben nem kell átmennünk a partnerek karbantartásához, hogy ott adjuk meg az adószámot, heem elég, ha itt a számlázáskor megadjuk, és a program elmenti a kiválasztott partnerhez.

Bank: A számla nyomtatáskor a kiállítónál megjelenő bankszámla számát tudjuk megadni.

Fizetési mód: A számla fizetési módja. (megadása kötelező) Automatikusan felajánlja a partnerhez megadott fizetési módot, amit az adott számla kiállításánál módosíthatunk, ha a Szerviz / Beállítások / Közös beállításoknál menüpontban a Kimenő számla fülön engedélyezve van a fizetési mód módosítása. Ha a kiválasztott fizetési módnál a [pénztár]  be van jelölve (lásd: Törzsadatok / fizetési mód), akkor a fizetési határidőt nem lehet módosítani, és a [kifizetés pénztárból] bejelölésre kerül automatikusan. Ha a [kifizetés pénztárból] be van jelölve, akkor kötelező megadni, hogy a befizetés melyik pénztárba történik. Ebben az esetben a számla mentése után a számla automatikusan kifizetésre kerül és létrehoz automatikusan egy bevételi pénztárbizonylatot, és a számla végösszegével megnöveli a kiválasztott pénztár egyenlegét.

Teljesítve: A számla teljesítésének a kelte. (megadása kötelező)

Számla kelte: A számla kiállításának a kelte. Csak akkor módosítható ha a felhasználói jogosultságoknál a bejelentkezett felhasználónak engedélyezve van a módosítás. (megadása kötelező)

Fizetési határidő: Nem készpénzes fizetés esetén a fizetési határidő módosítható, készpénzes fizetés esetén megegyezik a számla keltével és nem módosítható. (megadása kötelező)<

Deviza: A szállítólevélen szereplő árak devizaneme. Automatikusan felajánlja a partnerhez megadott devizanemet, amit az adott szállítólevélnél módosíthatunk, ha a Szerviz / Beállítások / Közös beállításoknál menüpontban a Kimenő számla fülön engedélyezve van a devizanem módosítása. (megadása kötelező)

Árfolyam: Forint esetén 1 és nem módosítható. Minden más esetben a devizanemhez megadott árfolyamot ajánlja fel, amit módosíthatunk ha a Szerviz / Beállítások / Közös beállításoknál engedélyezve van az árfolyam módosítása. (megadása kötelező)

Bizonylat típusa: Automatikusan felajánlja a partnerhez megadott bizonylat típust, amit az adott számlánál módosíthatunk, ha a közös beállításoknál engedélyezve van a bizonylat típus módosítása. (megadása kötelező)

• Belföldi értékesítés esetén a tételek rögzítésekor a termék törzsben megadott áfa kódot használja, nem módosítható.
• EU-n belüli értékesítés esetén a Szerviz / közös beállításoknál megadott [EU áfa kódot] használja, nem módosítható.
• EU-n kívüli értékesítés esetén a termék törzsben megadott áfa kódot ajánlja fel és az áfa kód módosítható.

Nyelv: A kinyomtatott számla nyelvét tudjuk itt megadni. Automatikusan felajánlja a partnerhez megadott nyelvet, amit módosíthatunk ha a Szerviz / Beállítások / Közös beállításoknál engedélyezve van a nyelv módosítása. (megadása kötelező)

Megjegyzés: A számlához előre megadott megjegyzés szövegekből választhatunk. Az itt megadott megjegyzés a számla alsó részében lesz látható. A megjegyzés szövegét a Törzsadatok / Egyéb törzsek / Megjegyzés menüpontban tudjuk megadni.

Tételek rögzítése, módosítása, törlése: A Tovább gombra kattintva a számla tételek rögzítéséhez jutunk.

A felső adatrácsban a termék törzset, az alsó adatrácsban a számlázandó tételeket láthatjuk.

A számlázandó tételeket kétféle képen tudjuk rögzíteni:

• 1 - A felső adatrácsban megkeressük a számlázni kívánt terméket. ( Keresni cikkszám, vonalkód, megnevezés, stb. alapján lehet. Az alapértelmezett keresési mezőt beállíthatjuk a Szerviz / Beállítások / Személyes beállítások menüpontban a Törzsek menüpont kiválasztása után.) Ha megtaláltuk a keresett terméket, ENTER megnyomásával kiválaszthatjuk. A kiválasztás után felugró ablakban megadhatjuk a számlázandó mennyiséget és az eladási árat. Majd a Mentés gombra kattintva rögzíthetjük a tételt a számlázandó tételek közé.
• 2 - A Felvitel gombra kattintva felugrik az előző pontban leírt tétel rögzítő ablak, ahol a mennyiséget és az eladási árat tudjuk megadni. Csak ebben az esetben nincsen kiválasztott termék, úgyhogy a termék kiválasztását is ezen a tétel rögzítő ablakon tudjuk megtenni.

Termék választása után a program ellenőrzi, hogy a megadott partnernek a kiválasztott termékhez van-e megadva egyedi ár ha igen akkor azt ajánlja fel. Ha nincsen megadva akkor ellenőrzi, hogy a megadott termék jelenleg akciós-e, ha nem akkor a partnerhez megadott árszint alapján (kisker ár, viszonteladói ár, nagyker ár)  ajánlja fel az eladási árat. (Az egységárhoz mindig a termékhez megadott kisker árat írja be) Az eladási ár módosítható, ha a bejelentkezett felhasználó jogosult az eladási ár módosítására. (lásd.: Szerviz / felhasználók / felhasználói jogosultságok menüpont)

A tétel választás után, ha a kiválasztott termék fordított ÁFÁ-s terméknek van megjelölve a terméktörzsben, és nincsen megadva partnerhez ÁFA körös adószám, akkor egy figyelmeztető üzenetet kapunk, hogy ebben az esetben a termék nem fordított ÁFÁ-s (0%-os) ÁFA kulccsal lesz leszámlázva, hanem a trmékhez kapcsolódó alap (27%-os) ÁFA kulccsal. Ha a partnerünk valóban magánszemély, vagy ÁFA körön kívüli vállalkozás, akkor folytathatjuk a tétel rögzítését. Viszont ha a vevőnk ÁFA körös cég, csak nem adtuk meg az adószámát, akkor lépjünk ki a tétel rögzítésből. Kattintsunk a képernyő bal felső részén található Vissza gombra, ezáltal visszajutunk a számla kezdő képernyőhöz, partner adatkok megadásához. Itt meg tudjuk adni a partner adószámát, majd a Tovább gombra kattintva folytathatjuk a számla tételek rögzítését.

Reklám papír termékdíj: Ha a számlán reklám papír termékdíjat szeretnénk szerepeltetni, akkor először a terméktörzsbe rögzítsünk fel egy olyan terméket, aminek a megnevezése Termékdíj vagy Reklám papír termékdíj. A termék típusát az alapértelmezett Termék-ről állítsuk át Reklám papír termékdíj-ra, a mennyiségi egységnél adjunk meg Kilogramm-ot majd mentsük a termékdíj tételt a termékek közé. Ezután a számlázáskor, ha reklám papír termékdíjat is szeretnénk számlázni, akkor a számla tételei közé rögzítsük fel az előzőekben felrögzített Reklám papír termékdíj tételt a fentiekben meg ismert módon. A mennyiséghez értelemszerűen a termékdíjas reklám papír súlyát írjuk, az eladási árhoz pedig a kilogrammonkénti termékdíj egységárat. Ezután az így kiállított számla záradékában a program automatikusan feltünteti a termékdíj összegét, azt külön nem kell megadni. Az így rögzített reklámpapír termékdíj automatikusan belekerül az Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás menüpont által generált XML file erre a részre fenntartott részére.

FIGYELEM! A reklámpapír termékdíj összege csak akkor kerül bele az XML file-ba, ha a reklámpapír termékdíját a fentiek szerint számlázzuk. Ha a termékdíjat csak simán beleírjuk a megjegyzés mezőbe, akkor a termékdíj összege nem fog megjelenni az adatszolgáltatásban!

Tétel rögzítése után a számla fejadatai közül csak a fizetési mód, a dátumok, a nyelv és a pénztár módosítható, a többi adat a tétel rögzítése után már nem módosítható.

Módosítás: A rögzített tétel mennyiségét és eladási árát tudjuk módosítani. Ha a tétel megrendelésről vagy szállítólevélről lett átadva (tartozik hozzá hivatkozási szám), akkor a mennyiség csak csökkenthető.

Törlés: A rögzített tételt tudjuk törölni a bizonylatról.

Megrendelés: A megadott partner nyitott, még nem számlázott illetve el nem szállított megrendeléseiből tudunk a számlára tételeket válogatni.

Szállítólevél: A számlázásra váró, még nem számlázott illetve vissza nem vett szállítólevél tételeiből tudunk a számlára tételeket válogatni. A megadott partner szállítóleveleit jeleníti meg, de lehetőségünk van arra is, hogy más partnerhez tartozó szállítólevél tételei közül válogassunk a számlára.

Mentés: A számla mentésekor csökkenti a termékekhez tartozó készletet a tételhez tartozó mennyiséggel. Ha a tétel megrendelésről került a számlára, akkor a megrendeléshez visszaírja a számlázott mennyiséget. Ha a tétel szállítólevélről került a számlára, akkor szállítólevélhez visszaírja a számlázott mennyiséget. Azoknál a tételeknél, amelyek szállítólevélről kerültek a számlára, már nem csökkenti a készletet, mert már a szállítólevél készítésekor megtörtént a készlet csökkentése.  A számla sikeres mentése után nyomtatjuk a számlát a Szerviz / Személyes beállítások / Kimenő számlák menüpontban megadott nyomtatóra. Ha a Szerviz / Személyes beállítások / Kimenő számlák menüpontban a [A kimenő számla bezárása sikeres mentés után] jelölő mező be van jelölve, akkor minden számla mentése után kilép a számla rögzítéséből. Ha nincsen bejelölve, akkor mentés után lehet folytatni egy új számla felvitelével.

Kilépés: Ha a bizonylaton még nincsen rögzítve tétel, akkor a bizonylat felvitel ablaka bezáródik. Ha a bizonylaton már van rögzítve tétel, akkor kilépés előtt a következő lehetőségek közül tudunk választani:

• Ideiglenes mentés: Lehetőségünk van a bizonylat ideiglenes mentésére. Ebben az esetben az eddig rögzített adatok nem vesznek el. A következő bizonylat rögzítése előtt újból be tudjuk tölteni az eddig rögzített adatokat.
• Kilépés mentés nélkül: Kilépünk a bizonylat rögzítéséből és az eddig rögzített adatok elvesznek.
• Mégsem: Ha véletlenül nyomtuk meg a kilépés gombot, akkor ebben az esetben vissza tudunk térni a bizonylat adatainak a rögzítéséhez.